Productiviteit Slimmer werken

Mijn productiviteit geheimen – en hoe ook jij productiever kunt worden

De mensen om mij heen zeggen dat ik de meest productieve persoon ben die ze kennen. En dat kan ook niet anders, want niet alleen lees ik al jaren management en productiviteitsboeken, ik pas ook toe wat ik lees. Ik test de techniek, maak het mij eigen en integreer het in mijn leven en routines. 

Omdat jij vast ook benieuwd bent naar mijn productiviteit geheimen, deel ik deze met jou in dit blog. 

Mijn 10 productiviteit geheimen

Geheim 1

Ik sta elke ochtend om 5:00 uur op en doe dan iets voor mijzelf. Ik zie het echt als me-time moment, waarbij ik naar mijn planning kijk, in mijn dagboek schrijf, een cursus volg, een boek lees of iets doe voor werk. Soms schrijf ik dan een blog of monteer ik een video. Dit is echt zo’n kick start van mijn dag, omdat ik al direct voorloop op mijn planning of geïnspireerd ben door wat ik heb gelezen of gehoord. Ik doe dit trouwens ook in het weekend!

Geheim 2

Ik zet email gedurende de dag uit en check het op vaste momenten. Er zijn van die dagen geweest dat ik leefde vanuit mijn inbox. Ik voelde dat ik op ieder e-mailtje direct moest reageren. Dit ging ten koste van mijn belangrijke taken. Want veel dingen in de email zijn urgent, dus wil je snel afhandelen. Maar toen ik bedacht of dat ook belangrijk was voor mij veranderde dit? Krijg ik een voldaan gevoel van de hele dag vanuit mijn inbox werken en geen tijd (en energie) meer over hebben voor dat blog of het opnemen van een nieuwe video? Of voel ik mij beter als ik eerst mijn belangrijkste taken doe en mij dan pas aan mijn inbox bijwerk? Voor mij is het sowieso dat laatste. Ik check de mail 2-3 keer kort per dag en beantwoord dan een aantal e-mails in een korte tijd. Ik open in ieder geval nooit mijn inbox voordat mijn belangrijkste taak van de dag is afgerond. 

Geheim 3 

Op zondag maak ik mijn planning voor de week. Wat wil ik deze week bereiken? Wat moet ik daarvoor doen? Wat doe ik op welke dag? En dat plan ik dus in, in mijn planner. Zodat ik elke dag precies weet wat ik moet doen. Daarnaast is mijn planning realistisch en prop ik hem niet helemaal vol. Ik hou ruimte over, zodat de acties die gedurende week naar bovenkomen ook ruimte hebben. 

Geheim 4 

Nog een activiteit die ik op zondag doe, en dat is het beantwoorden van al mijn Whatsapp berichten. Elk gesprek waar geen reactie van mij meer nodig is, archiveer ik. En zo start ik de week met een lege Whatsapp inbox. Het klinkt als iets simpels, maar het geeft mij zo veel rust. Ik weet dat ik alles heb beantwoord en dat ik niet iets vergeet. Wil je ook leren hoe je Whatsapp berichten kunt archiveren? Lees dan het blog over What’s app dat ik eerder schreef. 

Geheim 5

Ik batch extreem gelijksoortige taken. Ik ben gestopt met multitasking en alles door elkaar doen. Ik werd er gestrest en chaotisch van. Nu batch ik gelijksoortige taken en scheelt mij dat heel veel energie, want ik hoef veel minder te schakelen tussen mijn verschillende taken. Ik werk met themadagen die ervoor zorgen dat ik dezelfde soort taken op dezelfde dag doe. Zo is maandag mijn contentdag en schrijf ik blogs, social media posts en scripts voor mijn video’s. En is woensdag mijn video opname dag. Zo hoef ik maar 1x alles klaar te zetten en kan ik in een keer alle video’s opnemen. Maar ook privé doe ik dat. Ik plan namelijk voor de hele week gerechten en deze boodschappen kopen we dan in 1x in. In plaats van elke dag na te denken wat we nu weer kunnen eten. Scheelt ook veel tijd trouwens 😉

Geheim 6 

Ik heb alle notificaties op mijn telefoon en computer uitstaan. Geen enkel WhatsApp bericht, social media update of een andere melding op mijn telefoon die mij afleidt. Een iPhone is superleuk, maar voor je het weet ben je de hele middag aan het scrollen. Zonde! 

Ik vind het juist super belangrijk als ik in een belangrijke taak zit, ik niet door voor mij minder belangrijke zaken word afgeleid. De enige melding die ik ontvang is van de SMS op mijn Fitbit. Dit heb ik afgesproken met Sander, omdat ik dus niet via WhatsApp bereikbaar ben en hij dan toch even iets dringends kan vragen. Komt praktisch nooit voor. 

Geheim 7 

Ik leg alles wat in mijn hoofd zit vast op papier of in de app Trello. Je hoofd is bedoeld om te denken en niet om te onthouden. Daarom gebruik ik de Balans Planner, dat echt een to-do journal is. Deze heeft zo veel ruimte voor alle to-do’s die ik bedenk. Ik leg deze vast in de planner en hoef mij geen zorgen te maken dat ik deze taak vergeet. Het is echt een betrouwbaar systeem waar alles in staat. Daarnaast leg ik dingen vast in Trello als ik bijvoorbeeld een idee heb voor een blog of video. Ik maak dan op mijn content kalender een kaart aan en schrijf in steekwoorden mijn gedachten op. 

Geheim 8

Naast dat ik met themadagen werk, werk ik ook met focus blokken. Ik start de ochtend dus met een van mijn belangrijke taken tot deze klaar is. Dan houd ik even een korte pauze, scrol op mijn telefoon of pak een paar kleine 5 minuten taakjes op. En daarna ga ik weer aan de slag met nieuw focus blok. Tijdens dit blok sta ik geen afleidingen toe totdat de taak klaar is. Ik voel soms wel de neiging iets te checken op mijn telefoon, maar ik stel dat dan uit als beloning voor na de taak. Na 20 seconden ben ik de afleiding al weer vergeten. 

Geheim 9

Ik stel weinig dingen uit. Ik heb er een gewoonte van gemaakt om te doen wat ik moet doen en wat ik gepland heb. Ik heb hierin discipline opgebouwd. Ik ben ooit ook echt een uitsteller geweest tot ik bewust werd hoeveel energie uitstellen kost. Aangezien energie voor mij heel erg belangrijk is, elimineer ik zoveel mogelijk dingen die energie kosten. Uitstelgedrag is niet werkend gedrag. Het houd je klein en zorgt dat je dezelfde resultaten blijft behalen. Zodra je datgene doet wat je uitstelt, zet je een stap richting jouw doelen. Ik word daar heel blij van. En ja, uitstelgedrag is heel lastig af te leren. Maar denk eens terug aan een taak die je hebt gedaan en die je heel lang hebt uitgesteld. Vaak ben je zo verbaasd na het afronden van deze taak dat het niet moeilijk was, eigenlijk wel meeviel én dat je er veel korter mee bezig was dan je had verwacht.

We maken het in ons hoofd zo ontzettend moeilijk voor ons zelf. Stop de stemmetjes en ga er niet in mee. Doe gewoon wat je gepland hebt, anders heb je dat plannen ook voor niets gedaan!

Geheim 10

Ik reflecteer elke week op mijzelf als ondernemer en als persoon. Wat ging goed/ (schouderklopje) waar heb ik taken uit gesteld? (schop onder mijn kont). Welke acties hebben mij dichter bij mijn doel gebracht? En welke taken niet.

Dit helpt mij meer bewust te worden van mijn gedrag en omdat ik dit wekelijks doe kan ik zelf heel snel bijsturen als ik zie dat ik mijzelf aan het saboteren ben. Erg handig en kan ik je ook zeker aanraden. Ik doe dit altijd op vrijdag. Op dat moment loop ik ook even mijn planning door om te kijken of ik on track ben met alles wat ik nog wil en of er nog open eindjes zijn die in mijn hoofd zitten. Deze leg ik dan vast of onderneem ik nog actie op voor het weekend, zodat ik in het weekend echt vrij ben!

Laat me weten wat je van mijn productiviteit geheimen vindt. Welke pas jij al toe? 

Hartje Mybestself

You Might Also Like...

No Comments

    Leave a Reply