Productiviteit Slimmer werken

Werken met focus blokken

Goed met tijd omgaan is heel belangrijk, want we verliezen heel veel tijd met randzaken. Want vertel eens eerlijk, hoe vaak gebeurt het bij jou dat de dag voorbij is en je heel druk bent geweest? Toch is het moeilijk om te benoemen wat je eigenlijk hebt gedaan. Eh….. e-mails, administratie, telefoontjes…

Maar heb je ook echt output geleverd?
Heb je iets gedaan wat jou dichterbij je doelen heeft gebracht?

Werken aan je doelen of een belangrijk project geeft plezier en een voldaan gevoel. Van hot naar her rennen, alles een beetje doen, 3 mails beantwoorden zijn oppervlakkig taken en brengen je niet veel. Het enige dat ze doen, is jouw tijd opvullen zodat je aan het einde van de dag geen tijd, energie en kracht meer hebt voor die ene echt belangrijke taak. Tijd om het anders aan te pakken! 

Wat is een focus blok?

Een focus blok is een blok in je agenda, waarbij jij je richt op 1 (belangrijke) taak die gedaan moet worden of je dichterbij je doel brengt. Het beste is om deze taak als eerste op te pakken, want uit ervaring heb je wel gemerkt dat de dag gevuld wordt met andere zaken waardoor er nooit tijd overblijft om deze taak te doen. Of de tijd die over is, is net te kort wat weer een goed uitstel excuus is.  

Door een focus blok in je agenda in te plannen én je hieraan te houden zorg je ervoor dat je fris aan je taak begint. Je maakt met jezelf een afspraak om hieraan te werken met focus. Want belangrijk is om alle afleiding uit te zetten, zodat jij je kunt richten op jouw belangrijke taak. Hierdoor krijg je niet alleen je taak gedaan, het gaat ook nog eens sneller! 

Hoe plan je focus blokken in? 

Dat is afhankelijk van jouw doelen maar stel je hebt een grote taak op een dag om dichterbij je doel te komen (bijvoorbeeld een verkooppagina schrijven of een belangrijke PowerPoint maken). Begin daar dan direct mee zodra je start met werken. 

Blok een periode in je agenda waarvan je verwacht dat je er mee bezig zal zijn. 1-2 of 3 uur. Niet langer! En ga zitten. Zet alle afleiding uit. Doe je deur dicht, telefoon op stil. Werk je normaal in een kantoortuin zet dan een (noice cancelling) koptelefoon op als statement. Licht je collega’s of medewerkers in jou niet te storen. 

Je zal zien dat je in hyper focus terecht komt, wanneer je wat langer op een taak richt zonder afleiding. En wellicht komt je er ook achter dat de taak sneller klaar is dan verwacht. En dan nog een tip: voel even bewust hoe jij je voelt na het afronden van deze taak. 

Voel je je geïnspireerd? Trots? Voldaan? Rustig, omdat je de grote taak niet meer hoeft te doen en het verder qua agenda rustig hebt? Sta er even bij stil en neem een korte pauze. 

Beperkt aantal keuzes per dag

Ons brein kan slechts een paar keuzes per dag maken. Dan is dat batterijtje leeg en kost het je heel veel energie om (goede) keuzes te maken later op de dag. Dat is de reden waarom het soms moeilijk is ’s avonds gezond te eten en eerder neigen naar slecht en vet eten. 

Het is dus zonde dat jij jouw beslissingen batterij al ‘verspilt’ aan dingen die voor jou niet belangrijk zijn. Dat gebeurt vaak als we onze mailbox openen en de eerste de beste die iets van je wilt gaat beantwoorden. We gaan eerder achter de urgente zaken aan en de voor ons belangrijke zaken blijven liggen. 

Je wilt natuurlijk deze wilskracht gebruiken om aan jouw belangrijke doel te werken. Dus daarom is mijn advies, plan meteen van 9-11 uur een focus blok en werk hier aan je belangrijkste doel. Als je er al 1 per dag doet is dat een enorme win, maar je zou er zelfs meerdere per dag in kunnen plannen. Uiteraard afhankelijk van jouw type werkzaamheden. 

Een aantal tips voor focus blokken: 

  • Zorg dat je goed voorbereid bent en alles wat je nodig hebt voor je taak bij de hand hebt, zodat je niet hoeft te surfen op internet.
  • Elimineer alle afleiding. Zet email uit, leg je telefoon uit bereik, zet alle social media uit, zodat je echt een hyper focus kan creëren.
  • Spreek met jezelf af wanneer je stopt met deze taak: zodra de taak is afgerond indien je agenda dat toelaat of wanneer de tijd op is (bijvoorbeeld om 11 uur als je van 9-11 jouw focus blok hebt). 
  • Plan meteen na het blok een pauze in en ga een rondje om of klets even bij met een collega. 
  • Indien je meerdere taken hebt, begin met de grootste waar je het meest tegenop ziet. Dat geeft een goed gevoel en een kickstart voor de rest van de dag omdat je voelt dat je on-top-of-the-world bent. Bedenk dat de taak toch moet gebeuren en je beter er maar snel vanaf kunt zijn.
  • Het starten met zo’n focus blok kan lastig zijn. Je verzint misschien allemaal kleine dingen die moeten gebeuren. Dit is jouw ego. Het is je beschermingsmechanisme want door een stap richting jouw doel te zetten ga je een beetje uit de comfort zone. Dit is waar je ego jou wilt houden en verzint dus allemaal smoesjes om uit te stellen.
  • Wees bewust van wat er door je heen gaat. Bijvoorbeeld wanneer je afleiding zoekt en waarom?  
  • Zorg dat wanneer je aan je grote taak gaat werken je genoeg drinken naast je hebt staan. Anders vergeet je te drinken of is het weer afleiding om drinken te halen. Bedenk namelijk: dat wanneer jij uit jouw concentratie of flow gehaald wordt het minimaal 20 minuten duurt om op het niveau te komen waarop je zat. 

Wees je bewust dat je dag nu al een succes is, want als jij terugkijkt op de dag dan zal je het afronden van deze taak benoemen als een van de belangrijke acties die je hebt gedaan. 

Wil je meer inspiratie rondom dit onderwerp dan kan ik je onderstaande aanraden:

Stop met multitasken en verkeerde prioriteiten stellen en onderneem actie op de voor jouw belangrijke doelen. 

Succes met het werken met focus blokken en hou me op de hoogte als het werkt voor je!

Hartje Mybestself

You Might Also Like...

No Comments

    Leave a Reply