Productiviteit Slimmer werken

Mijn 10 beste tips voor meer productiviteit

Zou je graag productiever willen zijn? En wil je meer uit je dag halen? Heb je het al vaker geprobeerd, en weet je eigenlijk niet zo goed waar je nu moet beginnen? In dit blog geef ik je mijn 10 beste tips voor meer productiviteit die ik dagelijks toepas en mij heel erg helpen. 

Wat is productiviteit?

Productief zijn is in mijn optiek: doen wat je moet doen op een zo efficiënt mogelijke manier, waar je ook plezier uithaalt. Het hoeft niet afgeraffeld, maar het hoeft ook niet 100% perfect. Het belangrijkste is dat je de juiste taken doet. Dit zijn de taken die (voor jou) belangrijk zijn en je verder gaan helpen richting jouw doel. Besteed dan ook niet langer aan taken dan echt nodig is. Zo hou je tijd over voor andere dingen. Die tijd kan je dan besteden aan: rust nemen, hobby’s, je gezin of nog meer werktaken als je dat zou willen. 

Productief zijn is dus niet zoveel mogelijk taken afronden, maar wel de juiste dingen doen. 

Over productiviteit kan je veel lezen, maar het zit hem vooral in het doen. Wanneer je je mindset en je gedrag verandert, zal je ook andere resultaten bereiken. En dat is toch wat je graag wilt? 

“you have to do the work” 

Mijn 10 tips om direct vandaag productiever te zijn:

  1. Schrijf alles op wat in je hoofd zit
    Zorg dat je je hoofd vrijmaakt van taken en to-do’s. Schrijf alles wat er in je hoofd zit op. Doordat je dingen gaat onthouden, blijven ze als loopje terugkomen om je eraan te herinneren. Daarnaast beperkt het heel erg je denkvermogen, omdat een deel van je hersencapaciteit wordt gebruikt voor het onthouden van acties. 

    Schrijf daarom alles wat in je hoofd zit op: 
    – Urgent acties – plan deze in je agenda of planner direct in.
    – To do’s (later) – plan deze in of zet ze op een to-do lijst of masterlist. 
    – Wacht je nog op iets? – zet dit item op je waiting for list
    – Gevoelens – leg deze vast in je dagboek 

    Zorg voor een goed en betrouwbaar systeem. Want je gaat tenslotte alles wat in je hoofd zat vastleggen. Gebruik dus een planner en/of een notitieboek die je dagelijks gebruikt en bij je hebt. 
  2. Plan de dag van tevoren je (werk)dag
    Plan de volgende dag aan het einde van je werkdag. Zo weet je meteen wat er morgen gedaan moet worden en kan je meteen beginnen met de belangrijkste taken. Het nadenken over taken en beslissingen nemen kost namelijk denkkracht. Op een dag kun je maar een beperkt aantal beslissingen nemen. Zie het als een batterij die in de ochtend vol is, en in de avond leeg. Zonde om jouw beslissing-kracht te besteden aan minder belangrijke dingen. Gebruik daarom aan het einde van de dag, om na te denken over de volgende dag. Wat is belangrijk? Wat moet er sowieso gedaan worden? Welke afspraken heb je? Wat moet je meenemen? Het kost je slechts 5 minuten en helpt je de volgende dag heel erg.
  3. Maak gebruik een planner, agenda of bullet journal
    Hierdoor heb je goed overzicht in je afspraken, taken en prioriteiten. Als je niet je eigen agenda leeft, leef je de agenda van iemand anders. Want je kan immers ‘altijd’. Daarbij scheelt het ook weer denkcapaciteit omdat je geen afspraken of taken hoeft te onthouden. Leg dus alles vast in een betrouwbaar systeem, zoals een planner.
  4. Eat that frog
    Het boek van Brian Tracy Eat that frog heb ik echt wel meerdere keren gelezen. Het principe gaat erom dat je de dag start met de grootste en belangrijkste taak. Dit kan iets zijn wat je dichterbij je doel brengt of iets wat moet waar je enorm tegenop ziet. Als je dit als eerste doet, scheelt het je veel energie. Want we herkennen allemaal dat dit juist de taken zijn die we uitstellen. En een taak uitstellen, kost heel veel energie. Dus stop met uitstellen en doe de ‘frog’ als eerste. Het bijkomende voordeel is dat er door het afronden dopamine vrijkomt wat je weer een extra boots geeft om de rest van je actielijst af te ronden. Win-win dus!
  5. Zet afleidingen uit
    Klikt zo simpel, maar het is zo effectief! Want zeg eens eerlijk? Krijg jij continue meldingen op je telefoon van een nieuw WhatsApp bericht, Instagram of Facebook melding of een nieuwe email? En zie je ook elke email direct die op je computer binnenkomt vanwege de melding die in beeld verschijnt? Of staat er zomaar een collega aan je bureau? Dit is echt killing voor je focus. 

    We hebben door alle prikkels die er tegenwoordig zijn al veel moeite met concentreren. Als we afgeleid worden kost het ongeveer 21 minuten om weer op hetzelfde concentratieniveau te komen waar we op zaten vóór de afleiding. Als je geconcentreerd aan een belangrijke taak wilt werken zorg dan dat alle afleidingen worden beperkt. Zet alle meldingen op je telefoon uit, zet deze tijdens je focuswerk op vliegtuigstand of aan de andere kant van de kamer. Zet email op je computer even uit. En doe de deur van je kantoor dicht of zet een noice cancelling headphone op om collega’s het signaal te geven dat je niet gestoord wilt worden.  
  6. Neem pauzes
    Het lijkt niet effectief om te stoppen als je lekker bezig bent, maar dat is het wel. Je hoofd kan namelijk niet de hele tijd aanstaan en wil ook graag alles even processen en verwerken wat erop zich af is gekomen. Daarom is het goed om af en toe een pauze in te lassen en even te zitten met een kopje thee en voor je uit te staren of een mediatie te doen. Of maak even een wandeling. Meteen goed om je lichaam even wakker te maken en je wordt er vrolijker van door de aanmaak van serotonine.  
  7. Zorg goed voor jezelf
    Als je lichaam gezond en fit is, kan jij meer bereiken en kan je je beter concentreren. Drink dagelijks minimaal 2 liter water, vergeet niet te ontbijten en beweeg regelmatig. Je hersenen bestaan 75% uit vocht. Als je te weinig drinkt zal je dat snel merken door concentratiegebrek of hoofdpijn. 
  8. Besteed taken uit
    Je hoeft niet alles alleen te doen. Durf ook hulp te vragen of besteed taken uit. Huur een VA (Virtueel Assistent), besteed taken uit aan een expert of vraag je partner of vriendin om hulp. Sommige taken kosten jou gewoon te veel tijd en/of energie omdat het niet in jouw zone of genius ligt. Denk bij alles na? Moet ik dit doen? Of zou een ander dit net zo goed of zelfs beter kunnen? Zo zou je het huishouden kunnen uitbesteden aan een schoonmaakster die 1x per week komt, het bouwen van een nieuwe website aan een VA of web specialist en het (her)schrijven van teksten door een copywriter. 
  9. Batchen van taken
    Zorg dat je slim met je tijd om gaat door zelfde soort taken te batchen en in 1x te doen. Om acht keer je email te checken en te reageren kost namelijk meer tijd, dan om 1 of 2 email blokken in te plannen en alle e-mails te beantwoorden en versturen die je wilt. Hetzelfde geldt voor het plegen van telefoontjes. Je kan deze beter allemaal achter elkaar doen.  Zo bespaar je wederom tijd en energie en ben je niet gefragmenteerd je dag aan het vullen. Een extreme vorm van batchen is werken met themadagen.
  10. Laat je perfectionisme los 
    Dit is een hele belangrijke. Perfectionisme is echt de grootste vijand van productief zijn. Want een perfectionist is nooit klaar. Is de taak af, dan moet het nog ‘perfect’ gemaakt worden. Probeer eens een 8 te geven in plaats van de 10 (of 12!) die je altijd geeft. Mensen merken dit verschil vaak niet, en het bespaart jou veel tijd. Ook stellen perfectionisten vaak taken uit omdat ze het alleen willen doen, als ze het perfect kunnen doen. Merk dit uitstelgedrag bij jezelf op en begin gewoon. 

Done is better than perfect.” 

Dit waren mijn 10 beste tips voor meer productiviteit. Uiteraard zijn er nog veel meer tips die je kunt inzetten om productiever te zijn. Maar dit zijn wel de meest makkelijke om te implementeren in je leven. Én met snel resultaat! Dat is wat we allemaal willen toch? Want een productieve dag voelt lekker en smaakt naar meer. 

Laat me weten welke tips je nog niet toepast en vanaf nu gaat doen! Ik ben benieuwd. 

Hartje Mybestself

You Might Also Like...

No Comments

    Leave a Reply