De grootste tijd slurper van veel kenniswerkers is hun inbox. Iedereen heeft wel een of meerdere inboxen en iedereen gaat er op een andere manier mee om. Sommige mensen hebben een lege inbox, sommige hebben 20.000 mails staan in hun inbox en andere zitten er weer tussenin, met deels georganiseerd in mapjes. Maar los van hoe onze inbox eruitziet, laten we ook onze dagen heel erg bepalen door de inbox.
Ben jij het type mens dat altijd de inbox open heeft staan en hele dag reageert op aanvragen, verzoeken en berichten?
Of ben jij het type die de inbox heeft uit heeft staan en op bepaalde momenten aan zet?
Afhankelijk van het beroep dat je uitoefent ontvangen we tussen de 20 en de 100 e-mails per dag. Het is dus ook een hele taak om dit bij te houden naast je gewone werk. Sommige mensen hebben een assistent die hen helpt met de inbox, maar de meeste van ons moeten dit toch echt zelf doen. Maar we hebben helemaal niet geleerd hoe we slim met een inbox moeten omgaan. We doen eigenlijk maar wat en bedenken zelf een systeem. Misschien werkt het, maar wellicht kan het beter.
De email zorgt voor veel frustratie bij mensen. Er komen steeds verzoeken bij en je komt hierdoor niet aan je eigen werk toe. Dat is frustrerend. Het houdt ook nooit op en gaat maar door. Je kan de inbox ook zien als een to-do lijst waar iedereen iets op kan zetten. Het is aan jou of je daarnaar handelt of niet.
De 5 veel gemaakte fouten rondom email en de inbox
1 – We laten ons continue afleiden
Zit je net lekker in een taak, komt er een email binnen. Je ziet het vanuit je ooghoek binnenkomen door de pop up die in het beeld verschijnt. Of misschien heb jij wel het geluid van je inbox aanstaan. Je onderdrukt nog even de neiging om meteen te checken waar de email overgaat, maar dit lukt niet al te lang. Je bent uit je concentratie en gestopt met de taak waar je mee bezig was en check de email. Zonde.
Zet dus het geluid van binnenkomende e-mails en de pop-up uit. Dit geeft je veel meer rust en helpt je beter te concentreren. Nog beter is de email helemaal uitzetten.
Doordat we zoveel afgeleid worden, is het concentreren en echt diep werk doen lastiger geworden. We raken er dus aangewend om niet lang met een taak bezig te zijn, terwijl juist geconcentreerd werken aan een taak voldoening geeft. (Het boek Diep werk van Cal Newport is trouwens echt een aanrader als je meer geconcentreerd wil werken).
2 – We gebruiken de inbox als to-do lijst
Bij veel mensen staat de inbox staat de hele dag open en zien ze het als een takenlijst. Het is een to-do lijst waar iedereen iets op kan zetten en waar jij naar handelt. Belangrijk om je eigen planning of to-do lijst prioriteit te geven. Want wat geeft jou een meer voldaan gevoel van de dag? Dat jij jouw to-do lijst hebt afgerond en dingen hebt opgeleverd? Of wanneer je jouw eigen to-do lijst niet af hebt gekregen maar wel veel email hebt beantwoord? 😉
3 – Sommige mailtjes worden meerdere keren per dag aangeraakt, maar niet afgemaakt
We kennen het allemaal wel, er komt een email binnen maar je hebt op dat moment geen tijd om te antwoorden, je weet het antwoord niet direct of je moet er een actie voor ondernemen. Wat er vaak gebeurt is dat we deze in de inbox laten zitten. Een uur later zie je deze email weer en denk je weer, hier moet ik iets mee maar niet nu. Een email wordt zo al gauw een paar keer per dag beken, maar er wordt geen actie op ondernomen.
Ik heb ooit de regel aangeleerd: oppakken is afmaken. Dat betekent dat je een email maar 1x bekijkt en besluit wat je er mee moet doen. Kan je de taak in 2 minuten afhandelen, doe het dan direct. Dit is de 2 minuten regel van David Allen. Duurt de actie langer, plan de actie dan in je agenda of planner om dit te doen. Sommige e-mails kunnen meteen gearchiveerd omdat je in de CC stond of verwijderd omdat ze niet belangrijk zijn.
4 – We laten email staan in de inbox ook al hoef je er niets meer mee
Sommige mensen hebben een inbox van 10.000 of 30.000 e-mails. Leer jezelf aan deze mail te archiveren. Want een lege inbox geeft voor meer rust. Dus zorg dat je alle e-mails die je hebt afgehandeld archiveert. Dat kan in een map: archief 2021of in een aantal verschillende mapjes (let op dat je er niet te veel maakt). In het archief kun je de e-mails met de zoekfunctie weer terugvinden. Probeer te werken met Inbox zero.
5) – We laten email voorgaan op belangrijke taken
We hebben de hele dag onze inbox aanstaan. Hierdoor is het onze grootste taak van de dag, Want stiekem ben je er constant (onbewust) mee bezig. Daarmee geef je voorrang aan andere mensen en niet aan je eigen prioriteiten. Kies er voor om je inbox op specifieke tijden te openen, zoals om 11 uur (niet eerder) na het doen van je eerste grote concentratie taak. En bijvoorbeeld om 13 uur en 16 uur. Zo lees en beantwoord je 3 blokken email per dag in plaats van de hele dag. Het kan handig zijn deze tijden te vermelden in je handtekening, zodat mensen ook weten dat je niet de hele dag achter je inbox zit. Verwachtingen managen 😉
Wil je met een schone lei beginnen? Maak dan nu een archief voor 2020 aan en verplaats je hele inbox hierheen. Filter nog wel de urgente e-mails eruit waar je nog op moet antwoorden en plan een paar uur in je agenda om deze afte handelen. Nu heb je een lege inbox. En aan jou om deze zo te houden met bovenstaande tips. Het gaat je zoveel rust en overzicht geven want onbewust geeft een inbox ons veel onrust omdat we zien met hoeveel mails we eigenlijk nog iets zouden moeten. Of juist niet weten met hoeveel mails je nog iets moet.
Ik doe hetzelfde met whatsapp. Wil je leren hoe je daar met een lege inbox werkt, lees dan dit blog over Whatsapp archiveren.
Laat me hieronder weten welke fouten jij nog maakt en gaat veranderen om productiever te zijn.
Ik heb ooit een presentatie gehad van de Email Handyman (emailhandyman.nl). Zij gaven ook aan om ervoor te zorgen dat je inbox leeg is. En je je mail te categoriseren in: te doen – voor later – bewaren. Daar werk ik nog steeds mee. Heel fijn om zo overzicht te houden in je mail, zonder dat het heel veel tijd kost.