Productiever met de 2 minuten regel

In het boek Getting Things Done van David Allen las ik jaren geleden voor het eerst over de 2 minuten regel. Echt eentje om te onthouden! De regel is simpel: elke taak die je binnen 2 minuten kan doen, moet je gewoon meteen doen. Deze regel kan je heel veel tijd besparen. Het kost namelijk meer tijd om de taak te onthouden of deze in te plannen, dan om het direct te doen. Dit is echt een goede tool op je eigen te maken en jezelf aan te leren kleine actie gewoon meteen te doen. 

Vaak wordt de regel toegepast op email, maar je kan het ook gebruiken op andere gebieden. Het voorbeeld email is wel heel erg herkenbaar, want hoe vaak heb jij wel niet dezelfde email in je inbox aangeraakt waar je nog steeds iets mee moet? 

Je kan deze methode net zo goed gebruiken om iets op te ruimen in huis waarvan het je opvalt dat het niet op de juiste plek staat, het beantwoorden (en archiveren) van een WhatApp bericht, een Tikkie betalen of een restaurant te reserveren. 

De stappen van de 2 minuten regel:

1. Open de email en scan deze door of merk de taak op
2. Maak een beslissing of je deze in 2 minuten kan afhandelen. 

✅ Ja: doe het direct 
❌ Nee: zet hem dan op je actielijst of plan het in je planner of agenda (bedenk meteen hoeveel tijd het je gaat kosten en hou daar rekening mee).

Hoe lang is 2 minuten eigenlijk? 

Het blijkt dat mensen hun taken vaak slecht qua tijd kunnen inschatten. Een presentatie maken duurt soms veel langer dan verwacht en een email kan al snel in 1 minuut gelezen en beantwoord worden. Het is slim om eens te timen hoe lang je met bepaalde taken bezig bent, om zo beter inzicht te krijgen in hoelang taken eigenlijk duren. Je zal verrast zijn! Hierdoor zal je ook beter gaan plannen, omdat je realistischere tijdsinschattingen maakt. Het toepassen van deze regel leert je ook sneller beslissingen te maken.

Twijfel je of het 2 minuten is?
Bedenk je dan: wat is sneller? De actie nu doen of deze inplannen en later doen? 

Wanneer pas je de regel niet toe?

• Zit je gefocust aan een project te werken en schiet er ineens iets te binnen, schrijf het dan op en concentreer je dan zo snel mogelijk weer op je focus taak. 
• Als je al een korte taak aan het uitvoeren bent en bijna klaar bent. Maak deze dan eerst af, want anders zit je overal half in.

Is dit iets wat jij al toepast? Of ga jij de 2 minuten regel vanaf nu ook toepassen?