Zoals jullie weten ben ik een groot voorstander van plannen. Ik vind het heerlijk om mijn week en dag vooruit te plannen, zodat ik precies weet wat er moet gebeuren op een dag. Hierdoor kan ik op een werkdag meteen aan de slag met mijn belangrijkste taak en hoef ik er niet over na te denken wat ik vandaag eens moet gaan doen. Dat scheelt mij enorm veel tijd.
Wat zijn de voordelen van plannen?
Plannen heeft veel voordelen, maar als je te veel inplant dan kan het tegen je gaan werken. Belangrijk om voor jezelf een goede balans te vinden. Wat is haalbaar? Waar ga jij goed op?
De voordelen zijn:
- Door te plannen heb je (meer) overzicht
- Je weet precies wat je moet doen op een dag en kan meteen aan de slag
- Daarnaast vergeet je nooit een taak vergeten (want je plant alles in)
- Het geeft rust – tot op zekere hoogte. Als je te veel inplant op een dag kan dat overweldigend zijn
- Je komt toe aan taken die voor jou belangrijk zijn, en doet niet alleen wat andere mensen van je willen of vragen.
Maar hoe plan je nou goed?
Ten eerste is dat heel persoonlijk, want je kan diverse methodes gebruiken. Bijvoorbeeld de methode van de productivity planner. Hierbij schrijf je 5 taken per dag: 1 belangrijkste taak, 2 secundaire taken en 2 additionele taken voor de dag. Hierdoor raak je niet afgeleid en kan je heel gefocust werken aan de belangrijkste taken. Daarnaast werkt deze planner met de pomodoro techniek, waarbij je in sessies van 25 minuten gefocust aan jouw taak werkt.
Een ander plan methode vind je in de Daily Goal setter Journal. Dit is een hele fijn planner die je kan gebruiken om echt te werken aan je doelen. Je breekt jouw doelen steeds verder op in kleine stukjes. Zo begin je met het vastleggen van jouw doelen op langstermijn, medium termijn en korte termijn. Deze doelen breek je weer op in maanddoelen en daarna naar week doelen/acties die je moet ondernemen om je doelen te behalen. Daarnaast focust dit journal ook op dagelijks stilstaan bij dankbaarheid en wat er die dag goed is gegaan.
Of je maakt gebruik van de 1-3-5 methode. Dat is mijn persoonlijke favoriet. Ik plan elke dag 1 grote taak van 2-3 uur. Dat is meestal mijn belangrijkste taak van de dag en is een voor mij belangrijke taak. Verder plan ik 3 medium taken in van ongeveer een half uur en 5 kleine taakjes van 5 minuten. Voor mij is dit een geweldige plan methode omdat ik mij dag goed vul met taken die ik wil doen en die moeten gebeuren en de taken vullen zo’n 6 uur van mijn dag. Daardoor hou ik mooi ruimte over voor onverwachtse zaken die tussendoor komen of taken die langer duren.
De uitgebreide uitleg van deze methode kan je hier downloaden
Je kan met een planner werken of met een to-do lijstje of digitaal in Asana, net wat jij fijn vindt. Of je kan werken met de takenlijst in Outlook als je een baan hebt waarbij veel acties uit de email komen. Dan kan je deze eenvoudig inplannen als taak.
Wat is het allerbelangrijkste van plannen?
Het allerbelangrijkste is dat je een manier ontdekt die voor jou werkt én daarnaast dat je echt doet wat je plant. Je moet heilig vertrouwen op jouw planning, jouw eigen kunnen en jouw daadkracht. Als jij steeds je planning niet volgt en niet haalt zorgt dat voor minder vertrouwen in je eigen kunnen. Haal je elke dag je planning, dan bouw je daarmee zelfvertrouwen op.
Plan dus elke dag niet te veel in, maar wel genoeg om lekker bezig te blijven en de vaart erin te houden. In verband met onverwachte zaken of taken die langer duren moet je jouw agenda niet te strak en te vol plannen. Geef jezelf een beetje ruimte voor onvoorziene zaken.
Wat kan je doen als je steeds je planning niet haalt?
Als je steeds jouw planning niet haalt, dan is het tijd om echt even stil te staan waardoor dat komt. Komt het door jezelf en laat je je te veel afleiden? Plan je soms te veel in? Of te weinig (waardoor er geen druk achter zit)? Heb jij de hele dag jouw email openstaan en anticipeer jij daar steeds op? Of is jouw baan zo veeleisend dat er te veel op je afkomt?
Belangrijk om de oorzaak te achterhalen want dan kan je jouw manier van plannen aanpassen. Door dan juist meer of minder te plannen, leren meer focus te houden en je minder te laten afleiden, beginnen met de belangrijkste taak eerst of bewustere keuzes maken bij welke vergadering je wel echt moet zijn en bij welke niet.
Hoe plan ikzelf?
Zoals je misschien al weet gebruik ik de balans planner. Meer over hoe ik de balans planner gebruik vind je hier. Ik vind het heel fijn om gebruik te maken van een papieren planner waar dan ook werkelijk alles in staat. Het is een systeem waar ik volledig op vertrouw en die werkt voor mij.
Daarnaast werk ik met themadagen waardoor ik elke dag ongeveer weet wat er moet gebeuren. De vaste taken plan ik meestal op zondag of maandagochtend in. Hiermee staat de basis in mijn planner, maar is deze nog lang niet vol.
Gedurende de week komen er taken bij die moeten gebeuren. Deze plan ik dan ook in. Als een dag is vol gepland (dus alle 1-3-5 stipjes zijn gevuld) kijk ik of er een taak naar de volgende dag kan schuiven of dat er wel ruimte is om het als extra taakje op te pakken omdat het niet veel tijd kost om te doen.
Verder doe ik taken die ik in 2 minuten kan doen, direct. Want om het in te plannen en dan op een ander moment te doen, kost meer tijd en blijft een open loopje in je hoofd. Daarom, doe ik dat soort taken direct.
Elke dag bekijk ik mijn planning voordat ik start met werken en bekijk de prioriteiten. Meestal begin ik met de grootste (belangrijkste) taak, omdat ik in de ochtend nog fit en scherp ben. Hoe verder de dag vordert, hoe minder kracht je hebt om beslissingen te nemen en door te zetten. Een klein taakje van 5 minuten lukt dan nog wel, maar een heel blog schrijven aan het eind van de dag niet meer.
Laat me hieronder weten waar jij tegen aanloopt bij het plannen, dan kan ik je wellicht verder helpen.
No Comments