Plannen op papier of digitaal?

Vaak wordt de vraag gesteld of je nou digitaal of op papier moet plannen. Wat is nou het beste? Het antwoord is heel makkelijk: dat is heel persoonlijk. Zelf geef ik de voorkeur aan plannen op papier, omdat ik het heel fijn vind een fysiek document te hebben en taken af te strepen. Maar, daarnaast laat ik mij wel ondersteunen door digitaal plannen. In dit blog vertel ik je er meer over. 

Digitaal plannen

Digitaal plannen heeft veel voordelen. Bijvoorbeeld wanneer je in Outlook of in de Google kalender werkt, heb je jouw agenda altijd bij de hand. Maar ook kan je je laten ondersteunen door een (gratis) projectmanagement tool zoals Asana of Trello. Daar kan je dan (lange termijn) lijstjes neerzetten, doelen vastleggen, projecten plannen, moodboards maken etc. 

En daarnaast zijn er nog meer voordelen aan digitaal plannen: 

• Je kan afspraken makkelijk verschuiven zonder typ-ex of uitgummen. 
• Andere mensen kunnen een afspraak maken in jouw agenda 
• Je hebt er van verschillende apparaten toegang toe en je kan bijvoorbeeld ook andere mensen toegang geven zodat je gezin inzicht heeft in jouw planning. 
• Taken en acties voor de lange termijn in Asana of Trello blijven altijd staan, dus ook als een project vertraagt. Dan hoef je niet alle acties weer over te schrijven in je nieuwe planner. 
• Sommige lijsten kan je aanmaken met herinneringen voor later bijvoorbeeld.  
• Je kan taken en bestanden delen met teamleden waardoor je minder hoeft te mailen en inzicht hebt welke taak bij wie ligt. 

Zoals je leest zijn er veel voordelen van alles online organiseren. Maar toch blijft er een groot deel, die het fijnste vindt om op papier te plannen. En ik ben daar één van! 

Plannen op papier

Plannen op papier heeft zeker ook veel voordelen: 

• Denken op papier is makkelijker en je gebruikt hierbij een ander hersendeel waardoor je creatiever bent. 
• Wanneer je acties die je hebt afgerond op papier afstreept komt er een dopamine shot vrij. Dit voelt heel goed én geeft je de kracht nog meer acties te willen afronden. 
• Een papieren planner geeft veel overzicht. Je ziet in een overzicht vaak hoe je week eruitziet qua afspraken én taken. Wat is een drukke dag en wat een rustige dag? 
• Ik vind plannen echt heerlijk om te doen. Elke dag werk ik met mijn papieren planner en vind dat gewoon een heel fijn me-time momentje (dat heeft niet iedereen).
• Je hebt nooit een probleem met een lege batterij 😉 

Maar goed, zoals hierboven beschreven is het ook heel onhandig als een afspraak die met pen in je planner staat verschuif of wanneer je wilt plannen voor de lange termijn. Daarom ben ik een voorstander van een gecombineerde variant. 

Plannen op papier én digitaal combineren

Ik gebruik dagelijks mijn papieren planner, maar voor de plannen op lange termijn gebruik ik Trello.

(trello video invoegen). 

In Trello werk ik bijvoorbeeld een planning voor een heel kwartaal in hoofdlijnen uit en deze breek ik dan op in kleinere acties in mijn fysieke planner. Belangrijk namelijk dat elke actie zo klein mogelijk en actionableis. Dus het grote plaatje heb ik digitaal en de concrete korte termijn acties in mijn papieren planner. 

Daarnaast gebruik ik Trello voor nog meer zaken: 

• Overzicht van mijn jaardoelen en doelen die ik al bereikt heb. De lijst bewaar ik ook, zodat ik lijsten van verschillende voorgaande jaren bewaar met mijn behaalde doelen.
• Als content planning voor mijn blog en YouTube kanaal. Ik denk en plan hier vooruit wat er online komt. En kan makkelijk schuiven als er iets tussendoor komt wat snel online moet.
• Om samen te werken met anderen voor mijn bedrijf (omdat je taken kan toewijzen en scheelt veel e-mails, daar hou ik van!)
• Blog en video ideeën voor de toekomst (soort brein dump).

Hoe zou jij dit voor je kunnen laten werken? 

Ben jij team digitaal of team papier? Of ben je ook op zoek naar een manier ertussenin?
Kijk dan eens naar de dingen die je minder fijn vind aan je papieren planner en bedenk ‘lijstjes’ die je digitaal zou kunnen bijhouden? Of plan je juist digitaal en valt er weleens wat tussen wal en schip? Hoe zou jij wat meer papier kunnen gebruiken voor meer overzicht?