Heb jij een drukke baan en merk je dat ‘s avonds je hoofd nog overloopt? Als je eindelijk op de bank zit dat je gaat twijfelen of je alles hebt gedaan? Je had eigenlijk ook nog een e-mail moeten sturen naar Henk met een update. Toch nog even doen of toch maar morgen?! Dan is het belangrijk om meer overzicht te creëren.
Zelf heb ik ook een drukke baan gehad in een groot bedrijf als marketeer en projectmanager. Ik heb mijzelf toen 2 handige gewoonten aangeleerd die mij hielpen het overzicht te houden bij de zo’n 50 lijntjes die uitstonden en ik wist precies wat ik moest doen. In dit blog deel ik deze tips met je.
1) eerstvolgende acties duidelijk in beeld
Vanuit het boek van Getting things done van David Allen kwam ik in aanraking met het concept, de eerst volgende actie. Omdat jij vast ook betrokken bent bij, of zelf meerdere projecten leidt, is het fijn bovenop de bal te zitten en precies te weten wat je nu moet doen.
Ik maakte vaak per project een lijst met acties. En elke dag keek ik aan het einde van de dag. Wat is de eerst volgende actie voor alle projecten die ik leidt om morgen mee aan de slag te gaan? Deze zette ik op mijn to-do lijst voor de volgende dag. Zo wist ik precies waarmee ik moest beginnen en dat het de juiste actie is.
Wat is de eerst volgende actie is een belangrijke vraag om jezelf te stellen. Het is de eerstvolgende, fysieke actie die je kan doen om dichterbij je doel te komen. Meestal beginnen deze acties met een werkwoord: bel xx, e-mail xx en praat met xx.
Deze vraag kan je dus aan het eind of het begin van de dag stellen, maar als je moeite hebt met prioriteiten stellen kan je hier een gewoonte van maken om een aantal keer per dag jezelf deze vraag te stellen.
2) een ‘waiting for list’ aanleggen inclusief e-mail map
Een andere geweldige tool die ik had was het aanleggen van een waiting for list. Dit is een lijst waarbij ik alle acties die ik bij een ander heb neergelegd opschrijf én volg. Zo weet ik precies hoeveel acties bij andere liggen. En als je deze pro-actief opvolgt zullen mensen eerder geneigd zijn jouw actie eerder op te leveren aan je, omdat ze niet ‘gechased’ willen worden.
Als ik per e-mail iets aan iemand vroeg, zette ik onder mijn e-mail heel onopvallend een (w) neer. Dit was voor mij een teken dat deze mail een actie bevatte die iemand anders moest doen. Deze e-mail kwam automatisch terecht in de map waiting for. Hierdoor had ik ook digitaal een overzichtje van een waiting for list. Hier ging ik dan 1-2x per week doorheen en volgende deze mensen op met een e-mail als ik het nog niet had ontvangen. Super handig, en dit werkte echt geweldig.
Inmiddels werk ik niet meer met Outlook dus moest even graven hoe het ook al weer werkt om dit automatisch in te stellen als regel.
1) maak de map waiting for aan in je inbox
2) klik met rechtermuisknop op een willekeurige e-mail
3) selecteer regels
4) vul de voorwaarden in: bevat (w) en moet naar map (waiting for).
Zo zal elke mail met een (w) verplaatst worden naar deze map! Uiteraard kan je (w) ook vervangen door een ander (niet vaak gebruikt) teken. Ik vond dit wel handig omdat het de w van wachten op / waiting for is.
Ik hoop dat je aan deze tips wat hebt voor jouw werk zodat je meer overzicht creëert en precies weet waarmee je aan de slag moet en wie je moet najagen voor het opleveren van een actie!
Ps: regels instellen lijkt heel veel werk, maar is in 1 minuut gedaan. Je kan dit bijvoorbeeld ook doen voor e-mails waarbij jij in de CC staat en jezelf aanleren daar 1-2x per dag even doorheen te gaan.
No Comments